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Conseils et astuces pour Gmail

Pour devenir petit à petit un spécialiste de Gmail, vous pouvez commencer par suivre les conseils qui vous concernent plus particulièrement, avant de passer aux autres.

Niveau 1 – Premiers pas avec Gmail
Organiser la boîte de réception, retrouver des messages, etc.
Niveau 2 – Mieux utiliser Gmail
Suivre des e-mails, envoyer des photos, etc.
Niveau 3 – Conseils avancés
Configurer des réponses automatiques, modifier le style de la boîte de réception, etc.
Niveau 4 – Exploiter pleinement les possibilités de Gmail
Raccourcis clavier, partage de fichiers, etc.



Les Mails :

Eventuellement un peu déroutant pour les habitués du traditionnel Outlook, Gmail est une référence dans le webmail.
Associé à Chrome, il peut même offrir un mode déconnecté.

Pour ceux qui font de la réticence aux changements, le passage à ce nouveau modèle risque d'être difficile ...
On peut par exemple transférer des pièces jointes stockés en local (sur son ordinateur),
mais on on peut aussi utiliser le stockage dans le cloud Gdrive. Ce qui présente à la fois un avantage mais aussi complique la compréhension du fonctionnement. L'envoi de pièces jointes à partir de Gdrive ne se fait en fait que via des liens et donc il faut que le destinataire soit déclaré comme utilisateur autorisé pour pouvoir accéder au lien (et donc au PJ) ...
Pour envoyer en PJ des fichiers stocké sur Gdrive, il faut alors au préalable télécharger le document (très facile à faire avec Gdrive), puis envoyer un mail avec Gmail et joindre une PJ traditionnelle (le trombone). 

... mais une fois maitrisé, les avantages sont multiples :
- Multiplateformes (PC, Mac, Linux, iPhone, smartphone Android, WindowsPhone, etc.)
- Accès universelle  (non lié à un ordinateur, donc utilisation facile en déplacement ...)
- Capacité de 15 Go gratuit pour Gmail, Gdrive et Google+ (ailleurs est proposé généralement entre 500 Mo et 10 Go)
- Possibilité de réunir d'autres adresse mail au sein de la même interface,
- possibilité de faire une sauvegarde sous forme d'archive (voir rubrique Takeout)
- un très bon filtre antispam intégré,

- En option 
. possibilité d'intégrer son propre domaine (exemple prenom.nom@masociete.fr) : 40 €/user/an avec 30 Go
   > permet en outre une gestion centralisée de plusieurs utilisateurs (quasiment indispensable pour une entreprise)
. du stockage supplémentaire pour les particuliers : 20 €/an pour 100 Go,  100€/an pour 1 To
. du stockage supplémentaire pour les entreprises : 36€/an pour 20 Go, 162 €/an pour 200 Go

Cela peut sembler cher, si on veut cumuler modèle traditionnel et modèle cloud. Mais si vraiment, on évite outlook, un super PC et régulièrement de dépenses importantes liées à la configuration d'un PC traditionnel, l'usage du cloud avec paiement d'un abonnement peut s'avérer très compétitif.


Pour les points négatifs généralement mis en avant, il y a :
. un peu de pub (sauf pour les comptes entreprises)
. la peur de big-brother (mais difficile de savoir si c'est mieux ailleurs),

 
(*) élément de prix et de quota au 17 mars 2014

> site web offrant une analyse des outils de messagerie en France : http://www.arobase.org/messageries/


Takeout - Sauvegarde Gmail , Google Agenda et autres produits Google :
            Il aura fallu attendre fin 2013 pour que Google fournisse un outil pratique pour sauvegarder (sous forme d'archive) ses données stockées dans le cloud.
            La sauvegarde des mails est au programme, mais pas la restauration directe.
            On peut le regretter, mais c'est déjà bien, puisque Google ayant choisi le format ouvert MBOX, plusieurs logiciels peuvent ouvrir les mails sauvegardés.
            Reste éventuellement à les réinjecter dans Gmail en faisant appel des connaisseurs.

            > Questions fréquentes sur l'accès à ses données : https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=fr#3024190

Migration des mails :

Synchronisation de Google Apps avec Mac :

Remarque : 
Si vous n'avez pas une arborescence IMAP compliquée à transférer. Il n'est pas nécessaire d'utiliser d'outils spéciaux. Il suffit de créer un nouveau compte et de déplacer ses mails d'un compte à l'autre.

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Réunir plusieurs adresses mails au sein de Gmail :

. Dans paramètres, rubrique Compte :
> [Consulter les messages des autres comptes]
> [Envoyer des emails en tant que]

. Pour une meilleur lisibilité, créer et utiliser des libellés (qui seront même repris dans outlook ou thunderbird)

. A l'utilisation, pour changer de compte, dans l'interface Gmail,
pour un nouveau mail, c'est intuitif (menu déroulant)
pour une réponse ou un transfert, il faut faire apparaitre le menu déroulant en cliquant dans la zone blanche à droite du destinataire

. Pour une utilisation sur iPhone, télépcharger l'application Gmail

. Pour Android, ?????


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Gérer 2 adresses mails de ype Gmail avec l'appli Gmail :

> Paramètres > Ajouter un compte > (type) Google
Sélectionne l'élément à synchroniser : "Gmail". Les autres éléments sont envisageable, mais cela peut encore apporter un plus de confusion. Donc à sélectionner avec prudence.

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Sécurisation - Validation en deux étapes

Comme il s'agit de sécuriser l'ensemble des appli Google Apps et non seulement Gmail, c'est au niveau des paramètres du compte Google qu'il faut activer cette fonctionnalité.
Sur www.google.fr, si ce n'est déjà fait, identifiez vous (avec le bouton [Connexion]),
cliquez sur votre Photo puis [Compte] > l'onglet [Sécurité] > [Validation en deux étapes]



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GMAIL ET PRODUCTIVITÉ – OUTILS ET CONSEILS


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Les contacts  :

quelques remarques ...

a) pour les utilisateurs 100 % Google cloud et téléphone Android
pas de problème

b) pour les utilisateurs 100 % Google cloud et iPhone
Le mieux est d'exporter* tous ses contacts vers Google-Contacts et ensuite de paramétrer comme compte par défaut de contact 'Contacts Google'.

c) Pour les utilisateurs qui utilisent à la fois Gmail et un logiciel client (outlook, apple mail, ...)
Ca se complique*.

Exemple avec Gmail, Iphone, mac book et iCloud :
Les solutions officielles ne permettent pas de synchroniser à la fois avec iCloud et Gmail.
Il faut faire un choix de serveur cloud par défaut (iCloud ou gmail).
On peut toutefois, utiliser iCloud par défaut et faire un transfert manuel (de temps en temps) de sa base contacts apple vers Gmail.


quelques liens utiles sur l'exportation et la synchronisation de contacts ...

. avec le standard CardDav

. ou via l'option synchroniser avec Google dans préférences de l'appli Contacts

. ou encore un des nombreuses appli Google app 
(Non testé !)

Exporter les mails de iCloud vers Gmail :
. icloud.com > Sélectionner tous les contacts > Exporter vers vCard
. Gmail > Contacts > Plus et Importer

Pour une cohabitation de Outlook pour Windows et Gmail (non conseillé), on peut relancer plusieurs fois le transfert 
Gmail-contacts > Plus et rechercher et fusionner

Ou alors, on peut aussi installer des outils de synchronisation (pas forcément conseillé non plus) :
Dans les versions entreprises (Google Apps payant) : https://support.google.com/a/users/answer/153871?hl=fr
ou pour les particuliers :  http://googlesyncmod.sourceforge.net/

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Gmail - possibilité d'utilisation avec plusieurs adresses mails et Thunderbird

Pour ceux qui veulent vraiment un logiciel sur le poste de travail pour gérer les mails de Gmail, le logiciel Thunderbird présente l'avantage de pouvoir fonctionner sur Mac et PC et de bien gérer les multiples adresses (beaucoup mieux que l'appli d'origine mail chez Apple).

Le paramétrage particulier de thunderbird :

Dans paramètres du compte > option Copies et dossiers,
on peut choisir n'importe quel dossier dans le quel placer les messages envoyés. 

Les signatures :
Pas aussi intuitif qu'avec Outlook, mais en suivant l'explication du lien suivant (qui s'appui sur le principe d'utiliser un nouveau mail pour créer sa signature en l'enregistrant au format HTML), c'est finalement assez simple : https://support.mozilla.org/fr/kb/ajouter-une-signature-ses-messages

L'extension SmartTemplate4 :
Elle permet de personnaliser l'entête des réponses et des transferts.



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Les contacts partagés et l'annuaire  :

 (Analyse au 29 décembre 2012)

Comme fonctionnalité de base, Google ne propose qu'une option pour partager des contacts, c'est la 'Délégation'.

. Compte Délégué :
Très simple à mettre en place, il présente l'inconvénient de ne pas pouvoir choisir un partage en lecture seule (les personnes autorisées ont automatiquement l'autorisation pour modifier ce qu'il veut dans la base contacts de référence).
Pour limiter les risques et pour essayer de faire un annuaire de référence à partager, on peut créer un compte dédié et le délégué à chaque utilisateur.

. Annuaire :
l' "Annuaire" officiel des 'Contacts Google' présente l'ensemble des utilisateurs définis dans le domaine. Il s'agit donc des utilisateurs internes à la société.
Et cet 'Annuaire' n'est modifiable que par des 'administrateurs' et avec des outils spécifiques tiers généralement payants (non distribués par Google).

Pour utiliser cet 'Annuaire' à d'autres fins (complément d'info, ajout de contacts externes), on sort des fonctionnalités standards et donc peut-être avec des coûts et des risques supplémentaires.

Exemple d'outils tiers qui permet de modifier le contenu de 'Annuaire' : FlashPanel

. Autres :
Nous avons cherché du côté de 'Google Groupes', mais l'intégration laisse à désirer. 'Google Groupes' pourrait éventuellement servir à faire des listes de diffusions.
A creuser éventuellement du côté de Google+ ...

Espérons que Google apporte de nouvelles fonctionnalités de base prochainement.


 (Complément d'analyse du 5 aout 2014)

Pas de gros changements du côté de Google.
Qui plus est la solution de délégation à partir de plusieurs comptes créés spécifiquement, clarifie un peu les choses et permet de faire l'équivalent de groupe, mais la délégation en lecture n'est pas davantage possible.

Une Apps payante semble toutefois prometteuse (non testée !) : "Contacts partagés pour Gmail® (Shared Contacts for Gmail®)", 
Test Gratuit (limité à 25 contacts partagés) - 5 users 50 $/an , 10 users 100 $ / an , 20 users 200 $ / an , 50 users 250 $ / an , 500 users 450 $ / an , 1000 users 550$ / an
Différence entre les nouveaux contacts partagés dans Google Apps et l'application Gmail Shared Contacts 

Google introduit la délégation de contacts dans Google Apps et Econsulting continue à supporter son application Gmail Shared Contacts.
Cet article présente les différences entre la nouvelle fonctionnalité dans Google Apps et les possibiltés de l'application dédiée au partage de contact.

 Grâce à la délégation de contacts dans Google Apps, vous pouvez déléguer la gestion de vos contacts à des utilisateurs de votre domaine. Comme pour la délégation de messagerie, vous pouvez déléguer des contacts à 25 utilisateurs maximum en même temps :
- La délégation permet de partager l'ensemble des contacts issues de " Mes Contacts ".
- Il est impossible de déléguer certains contacts de " Mes Contacts " ou ses contacts se trouvant en dehors de la liste " Mes Contacts ", comme des groupes par exemple.
- Il n'existe pas de délégation en " lecture seul ".

Besoin d'avantage de possibilités de partages de contacts ?
 Bien entendu vous pouvez toujours profiter de l'application " Gmail Shared Contacts " qui propose énormément d'avantages face à la délégation des contacts par Google Apps. Il existe de nombreuses différences entre ces deux options de partage :
 - " Gmail Shared Contacts " permet de partager des groupes de contacts crées par l'administrateur.
- L'administrateur contrôle les droits pour chaque groupe.
- Les collaborateurs peuvent être alertés par mail du premier partage (personnalisation du sujet et message). 
 - Les utilisateurs ont juste à rajouter ou modifier des contacts dans le groupe partagé.
 - Un mode " lecture seul " .

Conclusion :
la solution idéale (avec gestion des groupes et des droits en lecture seule, et dépasser la limite des 25 utilisateurs) est un peu cher.
Pour rester dans du gratuit, la technique de la délégation peut s'avérer suffisante.
Pour sécuriser un peu la chose, il faut faire des exportations*  et éventuellement penser à avoir recours à la restauration sur 30 jours.
(*) les exportations au format csv peuvent en outre permettre avec Excel de faire des analyses sur les modifs opérées et la maintenir ou pas ... 

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