Google Apps (présentation 2)

Description de Google Apps for Business

http://www.technoconseil.fr/nos-partenaires/google-apps

Rappels

Google Apps permet de créer un nom de domaine, par exemple perseide.fr.

Il est possible de s’inscrire à Google Apps avec un nom de domaine déjà existant.

L’administrateur du compte Google Apps peut gérer un nombre illimité d'utilisateurs.

Les utilisateurs du domaine (ex. perseide.fr) peuvent, en particulier :
  • Envoyer et recevoir des emails avec Gmail,
  • Créer et partager des calendriers avec Google Agenda,
  • Envoyer et recevoir des messages instantanés avec Google Talk,
  • Créer et partager des documents avec Google Docs,
  • Créer et partager des sites avec Google Sites,
  • Partager des vidéos avec Google Video,
  • Créer et participer à des groupes de discussion avec Google Groups ...

La console d'administration

La console d'administration est accessible uniquement aux administrateurs du compte Google Apps.

La console d'administration permet, entre autres :
  • D’activer les services Gmail, Postini, Google Agenda, Google Talk, Google Docs, Google Sites, Google Video et Google Groups ...
  • De créer, de suspendre* ou de supprimer les comptes utilisateurs,
  • De gérer le domaine et les alias, par exemple : perseide.frintranet.perseide.frprojets.perseide.fr.
*La suspension d’un compte utilisateur permet de ne pas perdre les sites, documents et agendas créés par cet utilisateur.

Le service Gmail

Chaque utilisateur Google Apps dispose d’une messagerie personnalisée, par exemple : prenom.nom@perseide.fr et des aliascontact@perseide.frinfo@perseide.fr.

Chaque utilisateur possède jusqu’à 25 Go d’espace de stockage pour ses emails.

Les utilisateurs qui le souhaitent peuvent transférer leurs emails vers d’autres systèmes de messagerie (ex. Thunderbird, Outlook, Entourage ...)

La messagerie instantanée Google Talk peut être activée pour chaque utilisateur.

Le service Google Agenda

Chaque utilisateur Google Apps peut créer et partager autant de calendrier qu’il le souhaite,
Les calendriers peuvent être partagés :
  • Avec les autres utilisateurs du domaine (ex. perseide.fr),
  • Avec des utilisateurs à l’extérieur du domaine.

Les calendriers peuvent être publiés sur les différents sites web du domaine (ex. projets.perseide.fr)

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des listes de tâches.

Le service Google Docs

Chaque utilisateur Google Apps peut créer et partager des documents.

Les documents créés sont de type :
  • Document,
  • Présentation,
  • Feuille de calcul,
  • Formulaire.
Chaque utilisateur Google Apps possède 10 Go d’espace de stockage.

Google Docs permet d’importer :
  • Des documents Word (taille maxi à 500 Ko),
  • Des documents PowerPoint (taille maxi 10 Mo),
  • Des documents Excel (taille maxi 1 Mo),
  • Des documents PDF (taille maxi 10 Mo).

Le service Google Sites

Les utilisateurs Google Apps peuvent créer autant de sites web qu’ils le souhaitent (dans la limite de l'espace de stockage*).

L’administrateur du domaine peut autoriser les autres utilisateurs à partager les sites web hors du domaine.

Les sites web peuvent être :
  • Publics, par exemple www.perseide.fr,
  • Réservés au domaine, pour un intranet par exemple (voir exemple),
  • Partagés, pour un extranet par exemple.
*L’espace de stockage est de 10 Go par domaine + 500 Mo par utilisateur.

Exemple d'application Google Apps

Introduction

L'extranet http://extranet.mondomaine.com est un site avec un accès sécurisé, il est réservé aux utilisateurs du domaine et aux utilisateurs extérieurs invités, comme par exemple des fournisseurs.

Ce site est un espace de travail collaboratif.

Les utilisateurs du domaine mondomaine.com peuvent partager, entre eux et avec des utilisateurs extérieurs, des documents, des agendas, des fichiers, des images et des vidéos.

Tous les fichiers, documents, vidéos et agendas peuvent être publiés sur l’extranet.

Un compte Picasa est créé pour partager des photos, les photos peuvent être diffusées via l'extranet.

Comme Google Video ne permet de partager les vidéos qu'à l'intérieur du domaine, un compte YouTube est créé.

Remarques :

Les documents et agendas partagés doivent être créés par les utilisateurs Google Apps du domaine afin de rester propriétaire des données et de ne rien perdre même si un utilisateur invité supprime son compte. Avec Google Apps, il est possible de suspendre le compte d’un utilisateur du domaine, ce qui permet de ne pas perdre les données créées par cet utilisateur lorsqu'il quitte la société.

La gestion des rôles

L’administrateur Google Apps (il peut y en avoir plusieurs) est le seul à pouvoir accéder au panneau de configuration, il  peut, entre autres :
  • Activer ou désactiver les services Gmail, Google Agenda, Google Talk, Google Docs et Google Sites,
  • Créer, suspendre ou supprimer les comptes utilisateurs.
L’administrateur du compte Picasa et YouTube (compte Google dédié au domaine) peut :
  • Gérer les accès aux images et aux vidéos,
  • Gérer les droits de diffusion des images et des vidéos,
  • Créer et mettre à jour les bibliothèques d’images et de vidéo.
Les utilisateurs Google Apps, en fonction des droits qui leurs sont attribués, peuvent :
  • Créer, partager et modifier des documents, des agendas et des sites, avec :
    • Les autres utilisateurs du domaine,
    • Des utilisateurs extérieurs au domaine,
    • Ajouter des vidéos et des images.
Les utilisateurs invités ayant un compte Google, en fonction des droits qui leurs sont attribués, peuvent :
  • Visualiser et modifier les documents auxquels ils ont accès,
  • Ajouter et modifier les rendez-vous dans les agendas auxquels ils ont accès,
  • Créer et modifier des pages dans les sites auxquels ils ont accès.
Les utilisateurs invités n’ayant pas de compte Google :
  • Peuvent visualiser les documents, les images et les vidéos qui auront été partagés avec eux.
  • Ne peuvent pas visualiser les sites et agendas sans créer de compte Google.

Illustration 1

Les utilisateurs du domaine échangent des informations entre eux et avec un utilisateur invité et les publient sur l’extranet. 


Illustration 2

Création du compte Google mondomaine@gmail.com pour gérer les images et les vidéos du domaine mondomaine.com et les afficher sur l'extranet (voir exemple). 


Vue d’ensemble

Les utilisateurs du domaine peuvent, via leur compte Google Apps et le compte Google dédié, partager des documents, des agendas, des images et des vidéos. Les utilisateurs invités peuvent modifier les éléments partagés avec eux.


La gestion des pages et des documents avec Google Sites

Google Sites n’oblige pas à figer définitivement l’organisation des pages (le plan du site), l’outil permet de réorganiser le site à n’importe quel moment. 

Dans Google Sites permet d’améliorer la navigation en utilisant la barre latérale et le fil d’Ariane. Si le plan du site est clair alors la navigation sera simple et efficace. 

Google Sites permet de partager un grand nombre de documents avec des formats différents (ex: .doc, .xls, .max, .dwg, .zip, .pdf ...). 

Les fichiers chargés dans Google Sites sont affichés dans l’ordre alphabétique des noms de fichiers (voir exemple).
  
Pour les sites présentant beaucoup de contenu et de pages, l’utilisation du moteur de recherche est essentielle, il est donc important que les pages contiennent les mots clés adaptés au résultat souhaité.

La gestion des documents avec Google Docs

L’insertion d’un document Google Docs dans un site est très pratique car elle permet de gérer un document unique pouvant être diffusé sur plusieurs sites (voir exemple). 

Un document Google Docs peut être diffusé à des personnes n’ayant pas de compte Google ou n’ayant pas accès à l’extranethttp://extranet.mondomaine.com

Les documents Google Docs ne nécessitent pas de classement spécifique, Google Docs propose une gestion par libellés permettant d’associer plusieurs mots clés à chaque document et ainsi de faciliter la recherche via le moteur intégré. 
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